О компании    |    Новости    |    Вакансии    |    Обратная связь    |    Контакты

Услуги
Архивная обработка документов
Переплет документов
Хранение документов
Уничтожение документов
Передача документов в госархив
Стоимость наших услуг
Наши работы
Нормативные документы
Помоги себе понять, что тебе хотят сказать
Улыбнитесь вместе с нами

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов, Архивирование документов, Архивация документов

Архивная обработка документов по личному составу и основной деятельности

В архивной деятельности есть свой сленг и термины, которые используются в нашей деятельности. Так вот:

Архивация документов,

Архивирование документов,

и Архивная обработка документов это одно и тоже. Теперь о том, что это такое и для чего нужно более подробно:

В деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности формируются три условные группы документов:

1. Документы по личному составу, срок хранения 75 лет;

2. Документы по основной деятельности организации, срок хранения постоянно;

3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности (временного срока хранения), срок хранения 5 лет;

В организациях часто происходит смешение документов с различными сроками хранения. Например, в кассовые документы (срок хранения 5 лет) подшивают трудовые договоры на разовые услуги (срок хранения 75 лет), что может привести к утрате особо ценной информации, в том числе и по личному составу, а также из-за боязни сотрудников уничтожить лишнее, к захламлению архива. При этом, не многие знают, что существует определенный порядок уничтожения документов, основным условием которого является обязательная архивная обработка документов со сроками хранения постоянно и 75 лет.

Примерный перечень документов по личному составу, срок хранения 75 лет:

-Приказы директора по личному составу (прием, увольнение, перемещение и т.д.);

-Трудовые договоры (контракты);

-Личные карточки уволенных работников (форма Т-2);

-Личные дела уволенных работников;

-Документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, платежные ведомости);

Эти документы имеют особое, социальное значение для сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд - вот информационная ценность данных документов. Очень важно, чтобы эти  документы сохранились в полном объеме, это исключит дальнейшиe судебныe разбирательства к работодателю, а как показывает судебная практика в большинстве случаев решения выносятся в пользу работника и несут за собой серьезные последствия для работодателя (штрафы, проверки и т.д.) Также необходимо учесть, что документы по личному составу, вне зависимости от деятельности и масштаба организации, в обязательном порядке при ликвидации поступают на государственное хранение.

Примерный перечень документов по основной деятельности организации, срок хранения постоянно:

-Приказы директора по основной деятельности;

-Штатные расписания и приложения к ним;

-Годовые бухгалтерские балансы и приложения к ним;

-Годовые отчеты по перечислению денежных средств в различные фонды;

Данные документы в большинстве случаев не поступают на государственное хранение, но до момента ликвидации целесообразнее принять все меры по обеспечению их полноты и сохранности. По данным документам прослеживается история развития организации.Также существуют организации, источники комплектования архива, которые в обязательном порядке передают данные документы на государственное хранение.

В архивную обработку входит:

1. Отбор и систематизация документов по срокам хранения;

2. Обработка документов по личному составу;

3. Обработка документов по основной деятельности организации;

4. Переплет и оформление документов;

5. Выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

Для чего необходимо проводить архивную обработку документов:

-Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;

-Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;

-Экспертиза и восстановление утраченных документов;

-Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;

Выгода от архивной обработки документов:

-Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;

-Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;

-Экономия занимаемого документами места;

-Экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера;

-Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;

-По результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;

 

 

 

НОВОСТИ

Снижение цен на внеофисное хранение документов!
[03.06.2016]

С 03.06.2016 г. ООО "Лидер Архив" объявляет о снижении цен на внеофисное хранение документов! Стоимость хранения 1 короба теперь составляет 17 руб.

Подробнее ...

Акция "День победы"
[05.05.2016]

Компания "Лидер Архив" поздравляет всех с Днем Победы!

Подробнее ...

© Copyright "ЛИДЕР АРХИВ" 2017
Created WEB GIGAhome 2009

тел. +7 (495) 103-47-13