В архивной деятельности есть свой сленг и термины, которые используются в нашей деятельности. Так вот:
Архивация документов,
Архивирование документов,
и Архивная обработка документов это одно и тоже. Теперь о том, что это такое и для чего нужно более подробно:
В деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности формируются три условные группы документов:
1. Документы по личному составу, срок хранения 75 лет;
2. Документы по основной деятельности организации, срок хранения постоянно;
3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности (временного срока хранения), срок хранения 5 лет;
В организациях часто происходит смешение документов с различными сроками хранения. Например, в кассовые документы (срок хранения 5 лет) подшивают трудовые договоры на разовые услуги (срок хранения 75 лет), что может привести к утрате особо ценной информации, в том числе и по личному составу, а также из-за боязни сотрудников уничтожить лишнее, к захламлению архива. При этом, не многие знают, что существует определенный порядок уничтожения документов, основным условием которого является обязательная архивная обработка документов со сроками хранения постоянно и 75 лет.
Примерный перечень документов по личному составу, срок хранения 75 лет:
-Приказы директора по личному составу (прием, увольнение, перемещение и т.д.);
-Трудовые договоры (контракты);
-Личные карточки уволенных работников (форма Т-2);
-Личные дела уволенных работников;
-Документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, платежные ведомости);
Эти документы имеют особое, социальное значение для сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд - вот информационная ценность данных документов. Очень важно, чтобы эти документы сохранились в полном объеме, это исключит дальнейшиe судебныe разбирательства к работодателю, а как показывает судебная практика в большинстве случаев решения выносятся в пользу работника и несут за собой серьезные последствия для работодателя (штрафы, проверки и т.д.) Также необходимо учесть, что документы по личному составу, вне зависимости от деятельности и масштаба организации, в обязательном порядке при ликвидации поступают на государственное хранение.
Примерный перечень документов по основной деятельности организации, срок хранения постоянно:
-Приказы директора по основной деятельности;
-Штатные расписания и приложения к ним;
-Годовые бухгалтерские балансы и приложения к ним;
-Годовые отчеты по перечислению денежных средств в различные фонды;
Данные документы в большинстве случаев не поступают на государственное хранение, но до момента ликвидации целесообразнее принять все меры по обеспечению их полноты и сохранности. По данным документам прослеживается история развития организации.Также существуют организации, источники комплектования архива, которые в обязательном порядке передают данные документы на государственное хранение.
В архивную обработку входит:
1. Отбор и систематизация документов по срокам хранения;
2. Обработка документов по личному составу;
3. Обработка документов по основной деятельности организации;
4. Переплет и оформление документов;
5. Выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
Для чего необходимо проводить архивную обработку документов:
-Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;
-Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;
-Экспертиза и восстановление утраченных документов;
-Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;
Выгода от архивной обработки документов:
-Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;
-Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
-Экономия занимаемого документами места;
-Экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера;
-Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;
-По результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;
|